Portrett av Marzena Dabrowska

Mange misoppfatninger. – Flere av bedriftene misforstår hva Microsoft faktisk gjør nå det gjelder sikkerheten rundt dataene i Office 365, sier Marzena Dabrowska, partneransvarlig i KeepItSafe. (Foto: Erlend Haddeland, Media Sør)

Marzena møter mange misoppfatninger om Office 365 blant bedrifter

Dataene dine kan komme på avveie om du ikke har backup, understreker Marzena Dabrowska i KeepItSafe. La oss snakke om 3 misoppfatninger om Office 365. 

Microsoft har virkelig lagt gullegget, og første kvartal i år passerte Office 365 den magiske grensa på 200 millioner aktive månedlige brukere.

Med kjente og brukervennlige programmer i skya, sånn som Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher og Access, har Office 365 lenge også vært populært her hjemme i Norge. 

I disse tider, der man jobber hjemmefra, er slike skytjenester som G Suite, Office 365, Dropbox, Slack – Software as a Service (SaaS) som vi nerder kaller dem – en gave. Samtidig er det fort gjort å glemme å ta forholdsregler.   

KeepItSafe snakker daglig med bedriftskunder som bruker SaaS, da særlig Office 365.

– En ting har vi bitt oss merke i: Flere av bedriftene misforstår hva Microsoft faktisk gjør nå det gjelder sikkerheten rundt dataene i Office 365, sier Marzena Dabrowska, partneransvarlig i KeepItSafe.

Derfor har hun kommentert en liste fra våre kollegaer i OffsiteDataSync med vanlige misforståelser som det er smart for deg som Office 365-bruker å være bevisst på.   

1. «Ettersom Microsoft lagrer dataene på flere steder, er også backup en del av tjenesten»

Dette stemmer ikke. Marzena Dabrowska forklarer: 

– Microsoft bruker flere servere for å lagre filene for å opprettholde oppetiden til  programmene i Office 365. Dermed vil filene fortsatt være tilgjengelige om en av serverene krasjer. Office 365 kan videresende brukerne til en av de andre serverene. Hva angår oppetid er dette en glimrende løsning, sier Dabrowska før hun raskt legger til:

– Men ikke når det kommer til sikkerhetskopiering  

For selv om Microsoft lagrer dataene på forskjellige servere, så blir ikke filene sikkerhetskopiert. 

Dersom filer blir slettet, enten ved et uhell eller med hensikt, tolker Microsoft det som at disse filene er overflødige, og vil derfor bli slettet fra hele systemet.

Portrett av Marzena Dabrowska
Erfaring. Marzena Dabrowska, partneransvarlig i KeepItSafe Norge, forteller at mange bedrifter tar for gitt at Microsoft tar backup av dataene deres. (Foto: Erlend Haddeland, Media Sør)

2. «Selv om vi ikke har en plan for sikkerhetskopiering av Office 365, tar Microsoft vare på dataene våre. Det ligger jo allerede i skyen deres»

– Dette er dessverre en klassiker fra mange vi snakker med. Bedrifter som bruker skytjenester i dag antar at leverandøren automatisk tar ansvar for backup av dataene, i hvert fall en så stor aktør som Microsoft. Men det er dessverre ikke så enkelt, sier Dabrowska.

Hun viser til avtalen som gjelder for alle applikasjonene inkludert i Office 365. Der står det presisert at de ikke tar ansvar for å sikkerhetskopiere filene som er lagret i tjenesten.

Microsoft legger ansvaret over på kunden. I tjenesteavtalen skriver de at «Vi anbefaler at du regelmessig tar sikkerhetskopi av Innholdet Ditt og Dataene dine[…]».

– Og om det ikke er nok, Microsoft gjør det klinkende klart på sine nettsider om Office 365 at «Du eier dine data». 

3. «Vi trenger ikke bekymre oss for at dataene våre blir midlertidig utilgjengelige. Det er Microsoft vi snakker om her»

Dette er en fornuftig slutning å dra, og det er spesielt logisk å tenke slik ettersom Microsoft aktivt bruker det faktum som at dataene lagres på flere servere for å garantere oppetid. Men mange blir overrasket over hvor ofte Microsoft faktisk opplever problemer med sin egen infrastruktur, og det er ikke alltid de klarer å løse problemene umiddelbart.

Bare i fjor var det flere tilfeller av nedetid over Microsofts systemer:

Med backup kan du hente filene dine fra Office 365 til Microsoft Office, som ligger lokalt på maskinen din.

– Dersom bedriften din er avhengig av å ha Office 365 tilgjengelig til enhver tid, burde dette være en vekker, sier Marzena Dabrowska.

Har du sikret deg mot tap av data i Office 365? Bestill gratis prøveperiode av backup

Retningslinjer for personvern | Oversikt over cookies

© 2020 J2 Global Norway AS, Drammensveien 123, 0277 Oslo