Hjemmekontor. At de ansatte blir hjemme, trenger ikke å bety at bedriften står stille. Her får du 5 punkter du som har en lederstilling i bedrift bør ha på sjekklisten din.

Corona-tiltak: Sjekkliste for bedriftsledere som ber ansatte jobbe hjemmefra

Norske helsemyndigheter anbefaler nå å legge til rette for at folk kan jobbe hjemmefra. Det trenger ikke å bety at bedriften står stille, men det kan være lurt å forberede seg.

Artikkel oppdatert 12. mars

Norske myndigheter har satt i sving en rekke corona-tiltak. Bedrifter over hele verden går til tiltak mot smittefaren ved coronaviruset, og Norge er intet unntak. 

Nylig ba Apple-sjef Tim Cook ansatte over hele verden om å jobbe hjemmefra «dersom jobben din tillater det», og tonen fra norske bedrifter og helsemyndigheter er også klar: Kan du jobbe hjemmefra, så gjør det. 

Da er det lurt å være forberedt. 

Skyen er din venn

At de ansatte blir hjemme, trenger ikke å bety at bedriften står stille. Det blir stadig enklere å flytte deler av virksomheten til skyen, og dermed er mange dokumenter og dataprogrammer tilgjengelige selv om de ansatte ikke fysisk befinner seg på arbeidsplassen. 

Om bedriften er godt forberedt, kan den daglige driften gå sin gang selv om noen av de ansatte skulle bli satt i karantene eller at du som bedriftsleder velger å være føre var og be dem jobbe hjemmefra.

Her er 5 punkter du som har en lederstilling i bedrift bør ha på sjekklisten din:

1. Identifiser hvilke skytjenester bedriften allerede bruker

Mange bedrifter har allerede oppdaget fordelene med velfungerende skylagring, og er godt etablert i skyen, eksempelvis:

  • regnskap
  • dokumenter
  • bildedeling
  • intranett

Disse er det smart å identifisere for å få et overblikk over hvilke muligheter dere har for å la de ansatte jobbe hjemmefra.

Her gjelder det å sørge for å ha et system som er sikkert, samtidig som det er lett å bruke. Husk at IT-avdelingen ikke drar på hjemmebesøk, så også mindre datakyndige ansatte må kunne manøvrere seg rundt i systemet uten at det stopper opp. 

Bedrifter rammes. Norske bedrifter går en uviss fremtid i møte.

Det tar oss videre til neste punkt.

2. Lag rutiner på jobbing i skyen

Steg to er å lage rutiner på å jobbe i skyen. Målet er å bli mindre avhengig av en fysisk arbeidsplass, og at du i stedet kan logge deg på fra hvor som helst. 

Hvordan vet du at du er godt nok forberedt? Et tankeeksperiment kan hjelpe:

Se for deg at noen skal kunne ta datamaskinen din og kaste den ut av vinduet når som helst, og at du likevel har tilnærmet hvilepuls. Dette fordi du vet du er oppe og går igjen på null komma niks når du har jobben din i skyen. 

Eksempel på rutiner kan være:

  • All tekst som forfattes skal skrives i skyen. 
  • Når bedriften jobber i team på et prosjekt, skal de jobbe i sanntid på samme dokument
  • Når du får tilsendt relevante filer på e-post, legg dem opp i skyen slik at andre kan få tilgang på dem
  • La ikke filer kun bli sittende på skrivebordet eller i en minnepinne, last dem opp i skyen.

3. Lytt til råd fra myndighetene

Norske helsemyndigheter anbefaler nå å legge til rette for at folk kan jobbe hjemmefra.

Folkehelseinstituttet og Verdens Helseorganisasjon oppdaterer fortløpende råd og informasjon på sine nettsider. 

Bruk offisielle kilder og husk på at informasjon og råd kan forandre seg fra dag til dag. 

4. Prioritering av tjenester

Å skulle sette hele bedriften opp i skyen på rekordtid er enklere sagt enn gjort. Det er lurt å sette seg inn i hvilke applikasjoner og tjenester som er mest essensielt å holde oppe og gå dersom bedriften skulle bli utsatt for coronakarantene. 

Kanskje er det funksjoner som ikke er i skyen i dag. Se da etter muligheter til å gjøre det tilgjengelig. 

Det kan også bety at du må se etter andre løsninger enn det som er på plass i bedriften i dag. Dersom IT-kompetansen innad i bedriften setter grenser for dette, kan det lønne seg å se etter ekstern hjelp.

Dette gjelder spesielt når det kommer til backup. Flere bedrifter tar som en selvfølge at backup er en del av skytjenesten, men det er ikke alltid tilfelle. Bruker du skytjenester som f. eks. Office 365, er det slett ikke sikkert at automatisk backup er inkludert, selv om dere skulle bruke en ekstern leverandør for å administrere tjenesten. Her kan det uansett være smart å bruke en uavhengig tredjepart til backup slik at ikke alle eggene legges i samme kurv.

Mange tror at skytjenester og skylagring er det samme som automatisk backup. Det stemmer dessverre sjeldent. 

Dersom bedriften har egne servere med egenadministrert backup, vil en eventuell utvidet karantene kunne hindre dere i å gjøre nødvendig vedlikehold og kontroller. Derfor kan det være en god idé å flytte også backupen ut i skyen.

Passordrutiner på hjemmebane. Mange ansatte bruker samme PC hjemme som resten av familien. Sørg for å vise de ansatte hvordan de kan opprette bruker sånn at ikke øvrig familie har tilgang til jobbfiler.

5. Ta en test med de ansatte

Noen har tid til å teste ut, andre må bare hoppe i det. Dersom du er i førstnevnte kategori, kan du lese videre, ellers kan du bare hoppe videre til neste avsnitt.

Dagens Næringsliv er i gang med å teste ut hvordan de kan holde avisdriften i gang ved en eventuell karantene, skriver Journalisten. Ved å holde en hel avdeling på hjemmekontor får avisen svar på noen viktige spørsmål:

  • Klarer vi å levere det vi skal selv om vi må jobbe annerledes?
  • Hva mangler vi for å gjøre dette optimalt?

– Målet med øvelsene er å gjøre oss fullt i stand til å levere innhold og tjenester til våre lesere og kunder, selv om vi havner i en situasjon der mindre eller større deler av staben er satt i karantene og ikke kan møte opp på arbeidsplassen sin, skriver ansvarlig redaktør Aamund Djuve i en sms til Journalisten.

Man kan planlegge så mye man vil, men som vi vet: Erfaring er en helt egen skole. 

All denne erfaringen kan komme godt med senere

Det å forhindre smitte er langt ifra den eneste fordelen ved skytjenester. Vi har tidligere gitt deg 8 åpenbare grunner for å flytte virksomheten til skyen.

Hvilken backupløsning passer min bedrift? Bestill gratis behovsanalyse fra KeepItSafe i dag

Retningslinjer for personvern | Oversikt over cookies

© 2020 J2 Global Norway AS, Drammensveien 123, 0277 Oslo