Alle virksomheter bør sørge for at de har en riktig og robust nok backupløsning, spesielt for O365.

6 grunner til at du må sikkerhetskopiere Office 365

Mange virksomheter har et nøkternt forhold til hylleprogramvare og «funker det så funker det». Helt til det ikke fungerer.

Ifølge en fersk inntjeningsrapport fra Microsoft, ble det registrert opptil 4,1 milliarder minutter i Teams-møter hver dag, eller 2,05 milliarder timer (i en 30-dagers måned), og Azure Active Directory kunne vise til 345 millioner aktive brukere i 200 000 virksomheter, der de fleste av disse var O365-abonnenter. Hastigheten og omfanget som virksomhetene ruller ut og konfigurerer Office 365 i, øker usedvanlig mye, og spesielt under COVID-19.

Likevel dukker det opp et viktig spørsmål i forbindelse med disse Office 365-utrullingene: Hvem er ansvarlige for hva? Generelt sett er Microsofts rolle, som leverandør, å administrere produktets infrastruktur som gir brukerne muligheter via programvaren, dens funksjoner og kapasitet. Men det er enkelte av programvarens kapasiteter som lett kan misforstås som automatiske backupløsninger, noe som igjen forårsaker en skadelig og farlig åpning der det er enkelt for hackere å snike seg uoppdaget inn.

Forstå misforståelsen

Misforståelsen handler om ansvar og å skille mellom hva Microsoft leverer og det brukerne tror de får med av «sikkerhetskopiering» i Office 365. O365 tilbyr nemlig såkalt geo-redundans, noe som ofte forveksles med backup.

Geo-redundans beskytter brukerne mot derværende feil og maskinvarefeil, så hvis disrupsjon skulle forekomme, trenger ikke brukerne å merke noen ting og de kan jobbe som vanlig. Men, for å være tydelig: Geo-redundans sikkerhetskopierer ingenting – det forhindrer kun maskinvarefeil.

Hastigheten og omfanget som virksomhetene ruller ut og konfigurerer Office 365 i, øker usedvanlig mye, og spesielt under COVID-19.

Når du kombinerer dette med den generelle oppfattelsen av at det er greit å putte noe i papirkurven, for man kan alltids hente det opp igjen, får du ingrediensene til en datadisrupsjonskatastrofe. Og som oftest vil det gå flere uker etter at det har skjedd, før virksomhetene først merker at data er borte, slettet eller gjort overflødige.

Dette alene er en av hovedgrunnene til at du bør sikkerhetskopiere Office 365, men det er så visst ikke den eneste. Faktisk er det seks gode grunner til å ta backup av O365.

Årsak 1: Utilsiktet sletting

Generelt sett er det to måter å slette noe på i O365: Myk sletting og hard sletting. Myk sletting er når elementer tømmes fra en slettet mappe og fortsatt kan gjenopprettes.  Hard sletting er når merkede elementer i databasen blir slettet slik at de blir uopprettelige. Altfor ofte er det sistnevnte som er tilfellet.

Årsak 2: Begrensninger

O365 har begrenset backup og oppbevaring, og kan kun ta høyde for situasjonsbestemte datatap. Programvaren er ikke bygget som eller ment å være en omfattende backupløsning.

Årsak 3: Interne sikkerhetstrusler

Brukerhåndtering i O365 kan være komplisert. For eksempel vet ikke programvaren forskjell på en vanlig ansatt og en tidligere ansatt som prøver å slette viktige data, og det vet ikke at noen eventuelt er i en juridisk tvist. Likeså kan ansatte ubevisst laste ned sensitive data til sin interne harddrive.

Årsak 4: Eksterne sikkerhetstrusler

Det mest sårbare området for eksterne angrep i virksomheten din, er e-post og vedlegg i disse. Selv om Exchange Online har en backup- og gjenopprettingsfunksjon, er denne for begrenset og mangelfull til å håndtere mer alvorlige angrep.

Årsak 5: Juridisk krav og compliancekrav

Via en funksjon kalt Litigation Hold, har Microsoft innebygde fremgangsmåter for data det er juridisk tvist om. Men, akkurat som med eksterne trusler, er dette en funksjon som ikke er kraftig nok til å håndtere presset fra en juridisk granskning. Hvis du for eksempel ved et uhell sletter en bruker, sletter du samtidig innboksen deres, personlig SharePoint-side og OneDrive-konto.

Årsak 6: Håndtering av hybride konfigurasjoner

Når du ruller ut O365 er det vanligvis et tidsvindu til å overføre de derværende dataene til O365 online. Noen ganger velger enkelte virksomheter å opprettholde dette vinduet sammen med eldre infrastruktur for enkelhets skyld. Begge disse konfigureringene er vanlige, men de skaper et mer komplisert system utsatt for feil i stedet for et sømløst og raskt et.

Seks gode grunner til å overgå standarden

Mange virksomheter har et nøkternt forhold til hylleprogramvare og «funker det så funker det». Helt til det ikke fungerer. Enten det er brukersletting, skadevare utenifra eller en uunngåelig juridisk tvist, bør alle virksomheter sørge for at de har en riktig og robust nok backupløsning, spesielt for Office 365. Dette må være en backupløsning som overgår de innebygde funksjonene. Og hvis sjefen må overbevises om hvorfor virksomheten bør skaffe seg skikkelig backup, så har du altså seks argumenter her.

Har du sikret deg mot datatap i Office 365? Bestill gratis prøveversjon av backupløsningen vår. 

Retningslinjer for personvern | Oversikt over cookies

© 2021 Drammensveien 123 N, 0277 Oslo, Norway